PV AG 17/07/2021

Qui était là ?

Antoine Houtain, Valentin Tenaud, Lionel Malherbe, Ben Struvay, René Barbier, Aurore Govers, Hind Chaiboub, Tony Geudens, Philippe Delcroix, Marie Delcroix

Absents: Kevin Evrard, Marie Rose Rorive

Inscriptions

1.date début inscriptions

• ADULTES : Les inscriptions sont ouvertes dès à présent pour tous (anciens et nouveaux membres). Pour les nouveaux, une limite est fixée à 15 inscriptions maximum dans un premier temps, le temps de voir combien d’inscrits on a au total.
• JEUNES: les inscriptions seront ouvertes le 1er septembre.

Tony met à jour le papier pour les inscriptions afin de le diffuser. Dispo sur www.lesvolanteux.be/inscription (en Word et en PDF).

A ajouter sur ce papier:

• une case pour savoir si les personnes (adultes) sont intéressées par un coaching
• une case pour savoir si l’inscrit est intéressé de participer aux interclubs loisirs

2.montant des cotisations

Le montant des cotisations est gardé identique à l’an dernier. Les réductions corona sont adaptées pour que, moyennant intervention de la mutuelle, l’opération soit gratuite pour les inscrits de 2020-2021.

* une réduction de 10€ est appliquée à partir du 2è jeune de moins de 18 ans d’un même foyer inscrit

3.Coaching adultes

Les séances de coaching seront organisées le lundi de 21h à 22h. Les groupes seront formés en septembre, après la 1ère vague d’inscription. Valentin centralisera les inscriptions et formera des groupes de niveau homogène.

Le coaching pour les adultes sera payé ultérieurement quand les groupes seront formés. Il sera proposé (comme précédemment) au prix de 20 euro / 4 séances.

4.Remboursement:

En cas de demande, ceux qui étaient inscrits en 2020-2021 (et en ordre de cotisation) et qui ne se réinscrivent pas en 2021-2022 recevront le montant de la ristourne Corona en remboursement (30€ pour les jeunes entre 13 et 18 ans, 50€ pour les adultes).

5.Séance d’essai et assurance

Dès qu’il y a un nouveau, on doit au moins disposer de ses coordonnées en cas d’accident. En outre, les accidents pendant la période d’essai ne seront pas couverts par l’assurance. 

Tony prépare un papier d’inscription simplifié pour avoir les coordonnées et une décharge de responsabilité. Sur ce papier, il sera noté que les séances d’essai (avant inscription officielle) sont limitées au nombre de 2.

Il est demandé à chaque membre de l’AG de disposer de quelques exemplaires de ce papier à distribuer lors des séances. Une fois complété, le papier sera pris en photo et envoyé à Kevin pour centralisation des données

Changement des rôles dans le CA

Lors du prochain CA, la décision d’Aurore de ne plus être présidente sera entérinée. Antoine la remplacera dans la fonction de président. Dans les faits et officieusement, le remplacement est effectif dès ce 17 juillet.

Il n’y aura a priori personne qui prendra la vice-présidence

Redistribution des tâches entre les membres de l’AG

1. Interclubs

Aurore assurera encore cette année 2021-2022 les démarches, en mettant Lionel dans la boucle pour qu’il puisse prendre le relais dès l’année 2022-2023. Notamment, la 1ère étape est de contacter Michael Pètre pour montrer notre intérêt à inscrire des équipes. Ceci se fera aux alentours du 01/09/21

Hind et Tony seront back up de Lionel et Aurore

2. T-shirt

Hind s’occupera du tee-shirt pour les membres, et éventuellement d’un sweat, si possible à tirette. Le tee-shirt sera offert aux membres en ordre de cotisation. Pour le sweat, la décision est reportée en fonction du coût réel (à communiquer par Hind)

3. Sponsoring

Pas d’information. Kevin fera une mise à jour à la prochaine AG

4. Gestion du matériel Air Badminton

Les 5 kits du club seront répartis chez les personnes suivantes: Antoine, Lionel, Hind, Aurore, Valentin. Le but étant de pouvoir en disposer rapidement au besoin.

5. Gestion des volants

Il est habituel que le club mette à disposition les volants. Philippe peut continuer à gérer les volants. 

Néanmoins, ce n’est pas une obligation du club de fournir ces volants. Il est donc bon de rappeler à chacun qu’en cas d’absence de volants fournis par le club (par exemple, quand aucun membre du CA n’est présent en début de séance), chaque inscrit peut venir avec ses propres volants.

1. Vérification des obligations fiscales

Valentin mettra tous les documents et les procédures sur le Drive. A priori, tout est en ordre

6. Mise à disposition de matériel pour les nouveaux

Philippe ira récupérer chez René les 19 raquettes premier prix (mieux quand même que des raquettes de plage) et les 3 raquettes de niveau moyen. Il en laissera 2-3 dans le coffre à Seilles pour pouvoir prêter du matériel à des nouveaux qui débutent. Valentin a encore des grips du club.

Evènements particuliers de l’année 2021-2022

1. Halloween – séance déguisée

Lors de la séance du 28/10/21, les membres seront invités à venir déguisés pour la fête et à jouer ainsi. Un verre sera offert par le club à l’issue de la séance. Tony a encore les bonbons, prix pour meilleure costume et décos de l’année passée.

2. Tournoi interne pendant la saison

Lorsque la saison aura commencé (vers mi-octobre), le tournoi sera proposé à tous les membres. Le tournoi commencera après l’événement d’Halloween, soit début novembre. Valentin coordonnera ce tournoi.

En cours de saison, voir avec Jon s’il peut négocier des prix chez Decathlon pour les gagnants.

3. Fête de mi-saison – Noël

Le 16/12/21, la séance de badminton sera écourtée (pour ceux qui le souhaitent) afin d’organiser une fête de mi-saison. Une auberge espagnole (seulement apéritif) sera organisée. Une cacahuète sera organisée: chacun prévoit un cadeau de 5-10€ pouvant convenir à n’importe qui et on tirera au sort le jour même pour savoir qui donne à qui.

4. Fête et tournoi de fin de saison

Il n’y a pas eu de fête et de tournoi de fin de saison en 2020-2021. La prochaine fête de fin de saison, avec tournoi, sera organisée le 18/06/22. Antoine demande à la régie de réserver la salle ce jour-là dès 12h. Si ce n’est pas possible, la date du 25/06/22 sera choisie.

Ecole des Sports

La commune demande l’avis du club sur le nouveau système qui sera mis en place (inscription pour une année complète, 40 € par inscription, paiement au club de 75 € par inscrit en décembre).

Antoine se charge de répondre avant le 20/07/21

Coachs

Ben s’assure auprès de Lou qu’il est OK pour être coach (jeune/adulte).

• Ils s’organisent entre eux pour qu’il y en ait toujours un pour les séances avec coach.
• Pour les coaching jeunes (toute l’année): Ben et Lou sont interchangeables
• Pour les coaching adulte: garder le même coach pour les 4 séances d’une même session

Prochaine AG

La prochaine AG sera une AG des comptes

Elle est fixée au 23/09/2021 à 21h