PV AG 22 juin 2025

Lieu : chez Tony & Romar

Présent.e.s : Fred X, Nam P, Tony G, Lucas P, Philippe D, Kevin M, Marie D, Cintia P, Lio M, Kevin E, Valentin T, Martin, Hind C, Fiona G, Pierre H, Thiery D – on était au complet 💘

1. Membres à l’AG/CA et/ou démission

• Lucas & Martin démissionnent de l’AG – merci pour vos contributions !
• Fiona & Roger se rajoutent au comité/AG – bienvenu.e.s !

Vue d’ensemble des SPOCs (responsables, points de contact)

• Fiona/Fred = Ladies Night 18 aout
• Fiona = capitaine Interclubs Compétiteurs Mixtes
• Fiona & Fred = promotion de tournois, stimuler les nouveaux/velles à tenter
• Fred = coaching adultes (liaison avec Interclubs, Ben)
• Fred = cacahuète de Noel
• Fred = Chandeleur
• Fred = Ferme d’Abondance
• Fred = gestion des volants et mathos
• Fred & Hind = 20 heures de badminton pour les 20 ans
• Hind = commande & distribution T-shirts/polos/sweats
• Kevin E = gérer inscriptions & liste d’attente (avec infos € de Marie) + école de sport
• Kevin E = mail nouvelle saison aux membres
• Kevin E = formulaires mutuelle – par voie électronique
• Kevin M = checklist de référence sur les règles de badminton + règles de vie dans le club
• Kevin M = bad’loween jeunes/ados
• Nam = permanence juillet/aout (ouverture/fermeture de salle/terrains)
• Philippe = responsable Jeunes/Ados (liaison avec Ben & Fio)
• Philippe, Fred, Hind, Lio, Cintia, Kevin M et Martin = tournoi & repas de fin de saison
• Philippe & Tony = discours lors du repas du tournoi – 5 juillet (annonce des grands moments pour les 20 ans)
• Thierry & Tony : journée famille 7 septembre
• Tony = mise à jour fomulaire d’inscription + infos site + communication Whatsapp
• Tony = distribution des serviettes 20 ans lors du tournoi et après
• Tony = Badloween (adultes)
• Valentin, Géry (pas dans AG) = capitain.e.s Interclubs Compétiteurs Messieurs
• Valentin & Kevin M = tournoi fil rouge

Communication

• Fiona = réseaux sociaux (communication extérieur, images du club, tournois etc)
• Nam = photographe et graphiste du club pour événements Volanteux (pub, documentation – partage avec Fiona)
• Tony = communication Whatsapp (comm intérieur, comm de tous les jours), nettoyer les anciens groupes Whatsapp
• Kevin E = communication par email (comm officiel que tout le monde doit recevoir, inclus parents des jeunes/ados), abonnement Gdrive pour les Volanteux, gestion lesvolanteux@gmail.com

Conseil d’Administration (gestion quotidienne)

• Marie = CA, trésorière, finances
• Valentin = CA, publications moniteur, aide avec finances
• Kevin E = CA, secrétaire, lien avec la commune, LFFB, membres, parents
• Philippe = CA, co-président, lien avec la commune
• Tony = CA, co-président, personne de confiance, responsable éthique ‘Vivons Sport’
• Hind = CA, personne de confiance

2. SAISON 2025-26

Horaire d’été 2025 – adultes

• Apd 7 juillet : de 19 à 22 h les lundis ET jeudis à Vezin (pas de bar)
• Août : lundi de 19h30 à 22h 30 à l’Arena sur ½ salle et jeudi de 19 à 22h à Vezin (sans bar) – ne pas ouvrir la 2me moitié de l’Andenne Arena (sauf si grande affluence ET informer la commune !)
• Infos aussi dans le calendrier = www.lesvolanteux.be/events/
• SPOC permanence =  NAM (faire en sorte qu’il y a un.e responsable pour ouvrir/préparer les terrains ET pour ranger/fermer).

2.a. Saison adultes 2025-26

• La nouvelle saison adulte commence le 1 aout. (horaire/salle juillet/aout peut différer)
  • Lundi (Andenne Arena)
    • 19h30-20h : 1 plateau
    • 20h-22h : 2 plateaux
    • 22h-22h30 : 1 plateau (ou 2 si besoin pour IC)
  • Jeudi (Vezin puis Seilles) : 19-22h
• Le résultat financier nous permet de garder la cotisation actuelle :
  • 110 € récréant.e
  • 130 € compétiteur.trice
  • Tarif mi-saison à p d 1 janvier: -30€
  • Double inscription (déjà inscrit à la LFBB via un autre club) = 90€
• Pre-inscriptions membres actuels apd fin juin – apd 1 août ouverture à tou/te/s.
• Maximum adultes : dans un premier temps on accepte 70 adultes – puis liste d’attente gerée par Kevin E
• Les jeunes/ados peuvent venir jouer pdt la première heure le lundi à l’Andenne Arena – comme avant.
• Les ados qui peuvent jouer ‘comme adulte’ (toute la séance) sur décision de Ben s’ils ont le niveau et maturité.

Coaching adulte 2025-26

• par Ben 1h le lundi quand il n’y a pas IC, de 20h45 à 21h45 (après les jeunes sont partis).
• On bloque à priori 4 terrains + on accepte 20 personnes max.
• Tarif 45€ pour 15 séances (à payer après approbation).
• SPOC = FRED – TONY rajoute les infos sur le site + formulaire d’inscription

Comment favoriser les inscriptions féminines sans créer de discrimination ?

• C’est un thème important mais délicat, on ne fait pas des règles.
• On demande à TOUT LE COMITÉ de communiquer autour d’eux/elles et faire un effort pour stimuler des joueuses à venir/rester aux Volanteux.

Ladies Night 18 aout

• Accueil spécifique nouvelles filles/femmes : petite intro, quelques exercices/jeux, expliquer le club, musique d’ambiance, un verre après (self paid) – àpd 16 ans
• 18 août – on loue la deuxième moitié de la salle (KEVIN E)
• Faire de la pub aux Ladies Sport de la commune ce 29 juin + tous autour de nous !
• SPOC : FIONA/FRED

Intégration des nouveaux (et anciens)

• Comment favoriser les échanges et limiter les clans ? Faire en sorte que tout le monde joue avec tout le monde, peu importe le niveau.
• Rappeler la règle qu’on ne fait qu’1 set d’office la première heure de séance. Après cette première heure, dès qu’il y a plus que 6 personnes sur le banc on se limite aussi à 1 set (pour faire tourner & mélanger).
• Rajouter de l’info sur ‘la vie du club’ sur le formulaire d’inscription = TONY
• Communication début de l’année – via Whatsapp (TONY) et mail (KEVIN E)
• TOUT LE COMITE fait un effort d’aller vers les nouveaux, ou pour jouer avec des membres de ‘clans’ pour mélanger. Inviter proactivement pour dynamiser.
• Préparer un checklist/document de référence, avec les règles de bases (tout ce qu’on devrait expliquer à chaque nouveau/nouvel membre) + rajouter des ‘règles de vie du club’.= KEVIN M fait un premier brouillon

2.b. Jeunes/Ados saison 2025-26

Plus de MiniBad ;-(

• En CA du 5 mai, on a décidé qu’on ne maintient pas le MiniBad en 2026. Beaucoup de difficultés pour trouver/gérer un.e coach (pour le créneau qu’on a). Les jeunes du MiniBad sont peu nombreux. Tous sauf 1 peuvent passer chez les jeunes. PHILIPPE a fait la communication avec eux.

Cout MiniBad : 160 € (salle) +360 € (coach) + 120 € (ligue) – 450 (coti) ⇒ déficit de 200 €

• La saison pour jeunes/ados commence à partir du 3/09. Ben est en vacances du 8 au 22 septembre. FIONA sait prendre les relais pour les cours du 10 et 17/09. Ben & Fio peuvent faire la séance du 3/09 ensemble. Fio comme backup de Ben.
• Horaire adapté (vàv 2024-25) : jeunes (de 10 à 14 ans) mercredi de 17-18h30 – ados (de 15 à 17 ans) de 18h30-20h
• Lieu : Vezin jusqu’en octobre & Seilles àpd novembre (à confirmer/communiquer). SPOC ‘jeunes’ & ‘ados’ = PHILIPPE
• Basé sur les infos financières, on garde la cotisation actuelle : jeunes 95€, ados 100€ – 2me personne même foyer -10€, Tarif mi-saison -10€
• Ecole de sport de la commune = KEVIN E gère – les jeunes/ados de l’école de sport se rajoutent dès que possible.
• Pre-inscriptions membres actuels apd maintenant – apd 1 aout ouverture à tou/te/s.
• Maximum 20 jeunes + 20 ados – après: liste d’attente

TONY met le site à jour + le formulaire avec les nouvelles informations.

2.c. autres points

Formulaires de Mutuelles

• A partir de maintenant, on va faire signer/apposer le tampon du club électroniquement = KEVIN E. Les membres peuvent envoyer les formulaires à lesvolanteux@gmail.com
• TONY communication sur Whatsapp + KEVIN E par mail

Créneau ‘Senior’

• Pas d’accord au sein de l’AG.
• Difficile de gérer – question de responsabilité (personne de l’AG dans le groupe sénior)
• On préconise le mélange de niveaux, capacités, genres, personnes – au lieu de faire des créneaux à part
• PHILIPPE rédige/envoie une réponse

T-shirts

• Nouvelle commande T-shirts: octobre et mars (si commande minimum pour avoir tarif dégressif)
• On est en train de comparer 2 nouveaux fournisseurs (le remplaçant de l’ancien, et un 2me) pour voir les tarifs/conditions
• SPOC HIND

2. Interclubs compétiteurs

voir aussi la discussion en CA de 5/5/25.

• Il y aura 3 équipes – gerées par les 3 capitaines : FIO pour Mixte, VAL et GERY (à confirmer) pour hommes
• Ils joueront les lundis à l’Andenne Arena de 20h à 22h30 (on garde exceptionellement la 2me mi-salle jusqu’à la fin).
• Important de laisser des semaines ‘libres’ entre les rencontres domiciles des interclubs pour le coaching adulte – à négocier entre capitaines et Philippe (SPOC coaching) + Ben
• Contribution de 300€ du club pour les frais/inscriptions (100€ par équipe). Pour le reste des frais, trouver un système entre les joueurs.

3. Activités 20 ans

Tournoi et repas de fin de saison – Andenne Arena 5 juillet – PHIL/ FRED/ HIND/ LIO/ CINTIA/ KEVIN M/ MARTIN

• Voir communication qui a été faite – les inscriptions sont ouvertes jusqu’au 27 juin. https://forms.gle/TNPkUNUDwyuyQhUx5 Faudrait mettre un rappel.
• Chaque membre de la saison 24-25 qui passe, reçoit une serviette Volanteux – TONY  (besoin de soutien pour la distribution pdt que Tony joue + pour indiquer sur la liste qui a eu sa serviette)
• Lors de la soirée : discours de PHILIPPE et TONY – faire de la pub pour la nouvelle saison + pour la journée famille – etc.

‘Journée famille’ dimanche 7 septembre 10h – Han-sur-Lesse – THIERRY/TONY

• Une marche de 2 heures (par les soins de Thierry), mais avec 3 escales avec chaque fois une activité (air badminton, apéro, picnic, jeux).
• Le club offre un apéro/boisson – les gens apportent leur propre picnic.
• TONY Communication et inscriptions après le tournoi fin de saison. Date limite 1r septembre.

20 heures de badminton – novembre – date à fixer – FRED/HIND

• Rendez-vous avec la commune pour fixer la date et la possibilité d’avoir la cafette de Seilles = notre salle ‘historique’
• Inviter des clubs qu’on connait pour des moments de la journée, certains activités.
• Avec des éléments aussi bien pour les jeunes/ados (et leur parents) que pour les adultes & partenaires.
• Déroulement de la journée : différentes activités ludiques + brunch/food truck + moment solennel avec des discours (remercier René !), invités de la commune + soirée à la fin.

4. Activités saison 2025-26

• AG des comptes : jeudi 6 novembre 21h30 à Seilles ou Vezin
• Bad’loween – jeudi 30 octobre – SPOC TONY
• Tournoi interne (simple/double) – pour donner le gout de tournoi à tou.te.s – àpd Octobre – VAL+KEVIN M
• cacahuète de Noël – jeudi 18 décembre – Seilles SPOC FRED
• La chandeleur – jeudi 5 février – SPOC FRED
• Ferme d’Abondance – 10 ou 16 avril à décider – SPOC FRED
• Tournoi & repas de fin de saison – 4 juillet – SPOC PHIL/ FRED/ HIND/ LIO/ CINTIA/ KEVIN M/ MARTIN

TONY Communication à faire au début de l’année :

• Présenter la vie du club
• Présenter le comité
• Les événements à attendre

Activités pour jeunes

• Journée famille = 7 septembre 2025 – 20 ans des Volanteux
• Invité pour les 20 heures de badminton pour les 20 ans des Volanteux
• Bad’loween jeunes/ados – mercredi 15 octobre – venir à l’entrainement déguisé – décoration de la salle – KEVIN M (avec le mathos de Tony)
• Tournoi entre jeunes/ados – PHILIPPE voir avec BEN

PHILIPPE/TONY communication à faire au début de l’année avec les activités, la façon de communiquer (via Whatsapp) etc.

5. Evaluation coopération/communication interne

• Les 2 groupes Whatsapp distincts (CA/gestion quotidien et AG/comité) fonctionnent bien – on garde.
• Les autres groupes Whatsapp, c’est pratique, même si des gens se trompent parfois de groupe. TOUT LE COMITE : accrocher le QR code vers notre Whatsapp au filet(s) !
• Il y a certains groupes (vétustes, plus utilisés) à effacer – TONY regarde et demande aux admins de les supprimer – d’abord sauvegarder les fichiers/photos du club sur le drive (voir ci-dessous)
• On veut avoir un Google Drive pour le club (lié à lesvolanteux@gmail.com)- 100 GB = 20€/an, 200 GB = 30€/an. KEVIN E souscrit un abonnement (se fait rembourser par MARIE) + donne accès au comité (soit AG, soit AG et CA). TONY copie les fichiers actuels.

6. Tournoi amical

• Beaucoup de monde (d’autres clubs) nous demandent pourquoi on n’organise pas un tournoi de badminton à Andenne. Un tournoi officiel est plus compliqué à mettre sur pied (il faut des arbitres etc), mais un tournoi amical est plus flexible.
• Donc on propose d’organiser un tournoi amical sur 1 journée en mixtes et doubles.
• Le cout serait 300 euro pour l’Andenne Arena (pour la salle sur la journée). Bar reste de l’Andenne Arena, mais on pourrait vendre cakes, sandwiches etc. Aussi le montant de l’inscription ira à la location de la salle.
• FIO/HIND (SPOCS) regardent
  • une date possible avec la commune/le comité
  • informations sur l’assurance
  • inventaire de ce qu’on a besoin point de vue organisationnelle et en nombre de mains/têtes à aider.
  • Mise en place de système d’inscriptions
  • Reviennent avec une proposition concrète au comité