Tenu chez la présidente à partir de 20h30
Qui était là ?
René Barbier, Hind Chaiboub, Kévin Evrard, Antoine Houtain, Tony Geudens, Aurore Govers, Valentin Tenaud + Membres de l’AG : Philippe Delcroix, Lionel Malherbe
Excusés : Marie-Rose Rorive
Tarifs d’adhésion en cours de saison
Afin de faciliter les calculs, il a été décidé d’appliquer 2 tarifs différents en fonction du moment de l’adhésion du nouveau joueur au club :
- De septembre à février : tarif plein (voir site)
- De février à juin : (adultes) tarif plein réduit de 30€ / (jeunes) tarif plein réduit de 10€
Tournoi et souper de fin de saison
La date choisie pour l’organisation de notre tournoi est le samedi 06/06/2020.
Le tournoi débutera comme chaque année en début d’après-midi et sera suivi d’un petit repas de type auberge espagnole où chacun amènera un petit quelque chose à manger.
- Philippe et Lionel se chargeront de l’organisation de cette journée.
- Kévin contacte la régie sportive afin de réserver le complexe.
- Valentin voit avec Marie-Rose pour l’assurance.
Répartition des tâches entre les différents membres
Afin de répartir les différents tâches liées à l’organisation du club, nous avons créé un fichier reprenant différents points essentiels de la vie du club.
Il a été décidé pour chacun de ces tâches qui est le (ou la) référent(e) ainsi que le(s) suppléant(s).
Le fichier complété est disponible sur le GoogleDrive. Et un résumé sera mis sur le nouveau site.
Nouveau site Web du club
Le CA a donné le feu vert pour le template, le domaine lesvolanteux.be et l’hébergement proposé par Tony. IdeoScript.be (société de Tony) s’engage à payer les frais du site en tant que sponsoring.
Quelques propositions sur ce futur site :
- On pourrait placer les PV des réunions de manière publique et/ou interne.
- On ajouterait de temps en temps des photos prises lors des entrainements, interclubs ou autres festivités liées au club => Attention au RGPD
- Il faudra prévoir une rubrique où on présente les administrateurs du club ainsi qu’une photo car certaines personnes ne savent pas qui nous sommes
- Le site deviendra à terme le moyen officiel et central de communication de notre club. Les mails, publications Facebook, Whatsapp, … serviront à annoncer aux gens ce qu’il y a du nouveau sur le site.
Le futur site sera géré par Vincent et Tony d’un point de vue création et mise en place.
Communication entre le CA et l’AG
Les documents officiels du club sont disponible au siège social du club et accessibles / visibles par tout le monde. Le CA et l’AG a accès à ces documents sur le GoogleDrive.
Les documents « sensibles » (GDPR) sont accessible qu’au CA.
Problème des mails
Plusieurs membres se plaignent de ne pas recevoir les mails en provenance de la nouvelle boite mail du club (lesvolanteux@gmail.com). Kévin va vérifier.
La décision est prise de créer une adresse mail supplémentaire pour le club : festivites.lesvolanteux@gmail.com. Cette adresse mail servira à l’organisation des différentes festivités liées au club (tournoi de fin de saison, repas de Noël, …). Lionel se charge de la création de cette adresse. Le mot de passe sera transmis au fur et à mesure en fonction de qui prend en charge l’organisation de la prochaine activité.
Commune
Il faudrait contacter la commune pour diverses demandes :
- Système de réservation des salles en ligne : où en est-on ? Possibilité de ravoir les liens.
- Voir ce qu’il est possible de faire afin d’avoir une séance d’entrainement supplémentaire :
1) Quelles sont les possibilités d’avoir une séance à l’Andenne Arena ?
2) Quelles sont les possibilités d’avoir une séance en plus à Seilles ?
3) Quelles sont les possibilités pour déplacer le jour de Vezin ?
- Matériel de Vezin : les contacter afin de demander s’il est possible de mettre le même système de filets que celui utilisé à Seilles ?
Kévin se charge de contacter la Régie Sportive afin de leur poser ces questions.
Coaching
- La LFBB a publié une liste des coachs reconnus par la fédération et que les clubs peuvent contacter afin d’organiser des entraînements. En prévision des prochaines saisons, Antoine se charge de contacter les coachs de la région afin de voir s’il serait possible qu’ils viennent nous entraîner.
- Il y a une demande de prolonger le coaching sur le mois suivant : les personnes entraînées une heure en février voudraient faire un entrainement de 30min le mois suivant. Le CA n’y voit pas d’objections et le coach est disponible également → demande acceptée. Au niveau paiement, les joueurs payeront les entraînements supplémentaires et le club fera le versement au coach.
- Il est discuté du montant maximum qu’un entraîneur peut recevoir en tant que bénévole : 34.70€ par jour ainsi que du défraiement pour l’essence utilisée.
- Faire les entraînements avec des volants en plume ? Avec les entraînements actuels, ce n’est pas une nécessité. S’il fallait le faire, il faudrait récupérer les volants plumes des interclubs pour les finir aux entraînements.
Divers
Une Assemblée Générale de la LFBB a lieu ce 20 mars 2020 et nous devons y être représentés sinon une amende financière sera imposée au club. Aurore et / ou René se proposent d’y aller.
Le 20 mars étant un jour d’interclub, Aurore saura se rendre à l’AG à condition qu’il y ait quelqu’un pour la remplacer et que l’équipe soit complète.