• Présents: Amandine, René, Thierry, Lucas, Tony, Philippe, Cintia, Hind, Kevin M, Martin, Valentin, Kevin E, Tony (notes)
• Excusés: Marie, Pierre, Lio, Antoine, Fred

Préparation réunion avec la commune

On a eu plusieurs problèmes avec les salles et le matériel de badminton récemment. 

Ceci posait vraiment problème pour l’Interclub le vendredi 2 février à Vezin (pas de lumière, pas de chauffage, pas de poteaux). Kevin E a envoyé un mail à la commune pour leur faire part de l’affront qu’on a eu envers le club visiteur. La commune a répondu qu’ils ne nous facturent pas les 50€ de la location de salle, et propose une réunion pour faire le point.

On a un rdv avec X Eerdekens (Directeur de la Régie des Sports, 085/84.97.70. Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) le mardi 20 février, 17h, Andenne Arena

>>> Philippe, Kevin E et Marie y vont pour Les Volanteux

Points à relever :

Andenne

• Mise en état du matériel badminton
• Espace de stockage pour notre matériel
• Éclairage (avoir notre configuration dans le système)
• Condition du sol (souvent sal/dangereux)   
• ATTENTION: Nous, on doit aussi s’engager à laisser la salle propre : on doit rappeler à ceux qui jouent plumes qu’ils doivent nettoyer les morceaux d plumes > ce serait bien d’avoir un de ses balais pour grandes surfaces à disposition

Seilles – on suppose que ces remarques vont être résolues lors de la rénovation 

• Amélioration éclairage
• Agrandir sol (les pavés partent) > marquage de 6 terrains badminton (2x 3) et adaptation filets
• Condition du sol (sal/dangereux) surtout quand il y a des stages
• ATTENTION: Nous, on doit aussi s’engager à laisser la salle propre : on doit rappeler à ceux qui jouent plumes qu’ils doivent nettoyer les morceaux d plumes > ce serait bien d’avoir un de ses balais pour grandes surfaces à disposition
• Problème avec le minifoot (mercredi) : ils entrent trop tôt dans la salle avec leur ballons (= dangereux pour les joueurs – 1) un de nos responsables/membres doit dire à leur entraineur qu’ils doivent attendre leur heure, 2) sinon courrier à la commune)

Vezin  – on suppose que ces remarques vont être résolues lors de la rénovation 

• Pas de piquets (ou pas les bons)
• Chauffage
• Condition du sol (sal/dangereux) surtout quand il y a des stages
• ATTENTION: Nous, on doit aussi s’engager à laisser la salle propre : on doit rappeler à ceux qui jouent plumes qu’ils doivent nettoyer les morceaux d plumes > ce serait bien d’avoir un de ses balais pour grandes surfaces à disposition
• Refaire le marquage au sol pour 4 terrains 
• Vestiaires et sanitaires > remettre à jour

Pour les horaires normaux – On aimerait avoir plus d’horaires 

• demi plateau à l’Andenne Arena avant notre créneau le lundi (apd 19h30) et jusqu’à 22h30 (une demi-heure en plus)
• On veut être labellisé par la ligue (gage de qualité = https://www.lfbb.be/page/labellisation) mais alors, on doit pouvoir offrir les jeunes/ados au moins une heure en plus

Quels horaires pendant la fermeture de Seilles? (nov 2024-2025)

• important d’avoir des créneaux similaires
• on veut garder le lundi et jeudi
• Il est primordial que la commune nous garde informé de l’avancement des travaux, parce qu’on doit planifier la saison au mois de juin

Pour les tournois interclubs (IC loisirs, IC compétiteurs et on a accueilli le tournoi Jeunes en 2023 de la Ligue)

• Difficile de recevoir des Interclubs loisirs et compétiteurs > il nous faut au moins 2h30 à 3h à l’Andenne Arena > Ce serait bien d’avoir une heure en plus les lundis (apd 19h30 – jusqu’à 22h30)
• La ligue dit qu’Andenne est central et idéal pour organiser des tournois – ils nous ont demandé à plusieurs reprises si on pouvait faire des tournois officiels à l’Andenne Arena = promo pour Andenne
• Problème pour co-organiser les tournois de la Ligue > les recettes du bar ne vont pas au club, donc il y a bcp d’investissement bénévole nécessaire, mais pas de bénéfice pour le club > quelle solution pour accueillir des tournois d’envergure ?
• Pour pouvoir organiser les interclubs, il faut fixer les dates beaucoup à l’avance (pour toute la saison) > comment peut-on améliorer le système de réservation/confirmation

Les prix boissons ont augmenté (pour ne pas faire concurrence aux bars), on comprend. Mais est-ce qu’il y a moyen de rétribuer les clubs différemment (augmenter le pourcentage) ?

Intégration de tous au club

• Surtout le lundi à l’Andenne Arena cela ne tourne pas bcp. Et il y a quelques personnes qui ne s’imposent pas automatiquement (donc ils restent bcp de temps sur le banc).
• On doit faire attention et rappeler de temps en temps que le but est de jouer un peu avec tout le monde – et faire jouer tout le monde.
• Le comité fait une attention particulière à cela.

Entraineurs / Coaching

• Absence non-annoncée de Lou/Ben vendredi 2 février au Minibad. Il y avait des enfants déposés (et les parents étaient déjà partis). Problème grave de responsabilité.
  • Kevin E fait un e-mail aux parents pour excuser le club officiellement.
  • Philippe appelle Ben pour faire le point et pour éviter ce que cela se reproduit + il demande pour l’année prochaine si Ben est dispo ou pas
• Absence de Ben ce vendredi 16/2
  • Thierry s’occupe de jeu libre

• Gregory Huart qui cherche à s’investir comme entraineur bénévole (voir message FaceBook)
  • Kevin E prend contact, explique notre club, Gregory vient lundi 19/02 à la séance

T-shirts / pull/ polo du club

• Pierre a eu des devis, mais pas trop intéressants, point de vue qualité/prix.
• Le plus simple est de passer par Alain Sport/Dream Sport (qui est sur les tournois, il offre des réductions de 25-30%)
• T-shirts techniques, bonne qualité, gardent quelques années la même gamme : Erima (vrai vêtement de sports) T-shirt pour appr. 25€ – lettrage 6-8€ – pas donné, mais c’est de la qualité – par exemple gamme Evostar et Ligastar
• On peut proposer: Tshirt (pour les entrainements de tous les jours) – Polo (pour les interclubs) – sweat (pour se couvrir)
• Hind: propose 3-4 couleurs/t-shirts – on vote via Google Form
• On peut avoir 2 fenêtres de commandes : une au printemps (maintenant) et une en automne (début de la nouvelle saison)

Tournoi fil rouge

• Tout va bien – on a des panneaux pour indiquer les terrains pour le tournoi fil rouge + les heures réservées
• Le 1 mars, on élimine tous ceux qui n’ont pas fait assez de matches
• Le 5 mai – on commence les finales 

Tournoi fin d’année = samedi 29 juin

• La salle est confirmée par la commune (tournoi / repas)
• Hind, Lio, Philippe, Martin, Kevin M organisent
• Tournoi en double (comme l’année passée) : les équipes sont libres, on joue d’abord les poules pour déterminer 3 niveaux (top, moyens, recréants) > qui donnent lieu à des poules de différents niveaux avec finales dans chaque niveau.
• Même formule de fête que l’année passée : fromage & charcuterie, desserts par les membres en ‘auberge espagnole’.
• Besoins de communication – Tony met un ‘save the date’ sur les réseaux – l’équipe Tournoi fera un message pratique plus proche de la date

IC Loisirs et Competiteurs

• IC loisirs : souvent ça manque des femmes. On pourrait demander aux joueurs de s’impliquer plus – p.e. s’engager de faire un minimum de matches par an. On propose pour l’année prochaine une équipe plus restreinte/plus fixe. Et des duos fixes (pour pouvoir s’entrainer ensemble).
• IC competiteurs : on pense à 2 équipes homme et 1 équipe mixte pour l’année prochaine. Il faut un.e responsable par équipe. 

LFBB on Tour (reunion Fernelmont). 

• On n’est pas encore prêt à s’investir plus. On va laisser murir l’idée.
• Kevin E répond au mail de la Ligue.

Site web

• Roger s’est proposé comme volontaire pour rebooster notre site web (il s’y connait en WordPress et veut contribuer, Vince est d’accord). 
• Amélioration du Homepage et du Calendrier, des aspects visuels (templates, photos), formulaire en ligne pour s’inscrire (envoyé par mail, pas de base de données en ligne). 
• Tony gère/supervise. On fera des propositions avant d’implémenter des changements. On fait une sauvegarde avant de changer des choses 😉 

Prochaine réunion

• On se garde au jus via Whatsapp
• AG des comptes chez Tony/Romar samedi 6 juillet 15h avec BBQ après

Comptes & budget

Présentation des comptes

• Valentin: Changer l’adresse sur le fichier

2021-2022

• perte de 168.90 €
• Rien de spécial à signaler au niveau des placements, des comptes et des produits
• S’informer pour une assurance pour l’AG et le CA (action : Valentin)

2022-2023

• boni de 868 €
• Rien de spécial à signaler au niveau des placements, des comptes et des produits.
• Augmentation notable du prix des salles, de ce qu’on a payé à la ligue. Augmentation également des cotisations reçues des membres (plus de membres, prix de la cotisation augmentée)
• Certains se sont plaint de l’augmentation de la cotisation. Il est important de comprendre que c’est surtout dû à l’augmentation du prix des salles (imposé par la régie des sports). Comparé 2018-2019 (il y a 4 ans), nous avons doublé ce que nous devons payer pour les salles. La quote-part à verser à la ligue (assurances et autres) a aussi fortement augmenté.
• Les comptes continuent à être à l’équilibre d’une année à l’autre, malgré l’augmentation des cotisations. Sans augmentation de la cotisation des membres, le club perdrerait de l’argent

• Rappel 1 : il y a les remboursements des mutuelles qui peuvent être demandés

• Rappel 2 : en comparaison avec d’autres sports, la cotisation au club “les Volanteux” reste assez bon marché

Paiements cotisations année 2023

• La plupart des membres ont payé. 4 adultes n’ont pas encore payé et 4 jeunes (sur 120 membres)

• Des rappels ont été faits aux adultes, et vont être faits aux parents des jeunes.

• Les inscriptions jeunes et ado sont clôturées. Les inscriptions adultes sont encore ouvertes.

Attention : pour les récréants venant d’autres clubs, demander à l’autre club de les supprimer leur inscription avant de s’inscrire aux Volanteux. La démarche doit venir du récréant. Pour les compétiteurs, c’est le nouveau club qui doit inscrire en demandant l’accord à son ancien club.

Liste du matériel coaching demandé par Ben

Liste pas disponible. Point laissé en attente.

T-shirts

• Fabrice Lallemand a été contacté.
• Déterminer le modèle 
• Flocage: 9€ max (dépend de ce qu’on choisit)
• 20% pour commande avant / + dégréssif en fonction de nombre de tee-shirt

• Fournir un modèle et un prix à proposer aux membres → pré-sélection à faire par l’équipe en charge (Hind, Pierre, Kevin E)

Volants plumes & frais IC loisirs/competiteurs

• pour les IC loisirs : tout pris en charge par le club
• pour les IC compétiteurs : tout est pris en charge par les joueurs

On peut remettre ce principe en cause. Les IC, qu’ils soient loisirs ou compétiteurs, ne sont pas des compétitions individuelles. Tous les Volanteux peuvent y participer. Proposition de demander une participation aussi pour les IC loisirs:

• pour les IC loisirs: volants et essence pris en charge par le club, 1 verre et hot dogs pris en charge par le club.
• pour les IC compétiteurs: le club prend en charge 250€ pour l’année 2023-2024. Ce budget comprend la location de la salle et un complément (environ 150 €) pour les volants, les verres, les hot dogs.

Filets et piquets abîmés à Andenne Arena

• Achetons-nous du matériel propre Volanteux? 
• Cfr PV de l’AG du 08/07/23. Philippe doit se renseigner pour en acheter
• En attendant, pour la réparation des poteaux, Thierry doit s’en charger

Vestiaire/ douche contact commune.

Kevin fait un mail pour rappeler à la commune que les douches sont froides (Andenne Arena et Seilles)

Gestion séances & salles

Salle de Seille (mercredis) en périodes de vacances des jeunes

• Les mercredis pendant les vacances scolaires, on ne réserve pas la salle (ni pour adultes, ni pour jeunes).
• Par contre, pendant les vacances scolaires, les jeunes peuvent jouer pendant les créneaux adultes.
• Tony met ceci dans le calendrier sur le site

Gestion de la salle les mercredi 19-20h sans coaching adulte

• On parle du mercredi sur deux où il n’y a pas de coaching adulte et qui ne tombent pas pendant les congés scolaires. 
• Pierre est désigné responsable pour ces créneaux. S’il ne sait pas être présent, il le communique au groupe pour que quelqu’un le remplace

Création d’un créneau “Senior” (proposition de Marie-Rose)

• Proposition : un mercredi sur deux (celui où il n’y a pas coaching) de 19h à 20h (peu de monde), c’est également le créneau pour jeunes.
• Les valeurs du club sont de favoriser le mélange et ne pas former des groupes selon différents critères.

• Pour rappel : il est aussi possible en tant que particulier de louer des terrains en direct à l’Arena si certains souhaitent jouer avec un groupe spécifique

Jeunes présents aux séances adultes (hors jeudi première heure): 

• Les 2 jeunes concernés peuvent venir jusqu’à décembre aux horaires adultes.
• En décembre 2023, Ben sera consulté pour actualiser cette liste de jeunes qui sont ok pour jouer chez les adultes.

Communications & events

Acceptation/Refus/ Explications du système de communauté Whatsapp.

• Lio explique le principe. Il faudrait 2 communautés (une pour l’organisation, ce qui correspond à l’AG, et une pour l’ensemble des membres du club).
• Dans chaque communauté, il y aura un groupe annonce, où seuls les administrateurs peuvent poster. Ensuite, d’autres groupes pourraient être rejoints selon la volonté de chacun. Ok.

Bad’Halloween 

• Halloween seulement pour les adultes : lundi 30 octobre (jouer déguisé, musique de terreur, déco, élection meilleur déguisement, bonbons)
• Budget de 2022: 100 €. Budget reconduit pour 2023.

Saint-Nicolas pour minibad, jeunes, ados

• Feedback 2022: les jeunes (ceux du mercredi) n’ont marqué aucun intérêt de recevoir cela
• On garderait l’idée des bonbons de saint Nicolas pour les petits (mini-bad du vendredi)
• Pour les jeunes & ados, on proposerait à Ben d’organiser une séance spéciale (jeu libre, mini tournoi). Idéalement 2 fois 1h30 un mercredi quand il n’y a pas de coaching adulte.

Cacahuete noël

• Lio et Cintia sont responsables
• La cacahuète aura lieu le jeudi 21/12/23

• Kevin E demande à la commune
• Tony le rajoute dans le calendrier
• Lio et Cintia créent un groupe Whatsapp pour organiser en petit groupe

Date début tournoi fil rouge

• Le tournoi fil rouge commencera début novembre
• Valentin et Lucas sont responsables
• Ils proposent une organisation qu’ils communiqueront en temps utiles

LFBB

Récap. labellisation

• Le dossier a été introduit le 12/10.2023 pour obtenir la labellisation.
• Pour le moment, seul le mini bad-initiation a été mise dans le dossier.
• Si on veut mettre plus de rubriques, il faudra ouvrir plus de créneaux (minimum 1h30) pour avoir par exemple les labels initiation pour les autres tranches d’âge.
• Le but est de “prouver” qu’on fournit un encadrement de qualité.
• Pour rappel, on peut aller chercher jusqu’à 4000€ de subsides, ce qui permettrait par exemple de rémunérer le coach.
• A voir pour l’an prochain si on parvient à ouvrir d’autres rubriques.

Organisation participative de la manche qualificative de la province de Namur

• Pas d’intéret pour cette année.

Organisation de la finale de la Coupe des jeunes (18/05/2024).

• Possible de reconduire la participation. 
• Faire une liste de ce qui ne s’était pas bien passé (des gens bloqués pour toute la journée au micro, salle comme un dépotoir). Kevin s’en occupe
• Demander aussi la participation qu’ils sont prêts à nous donner pour les aider à organiser ce tournoi
• Pour rappel, en 2023, 200 € de bénéfice uniquement pour les sandwichs.
• Ce montant n’est pas suffisant.
• S’il est complété de 200-300-400 € de frais payés par la ligue, ça pourrait devenir rentable.

Autre

Volants hybrides: que fait on du stock

• Ces volants seront donnés aux gens à ceux qui sont inscrits dans l’IC compétiteurs pour qu’ils puissent s’entrainer dans les créneaux habituels.

Vérification des accès membres CA & AG (Drive & Whatsapp)

• A signaler à Antoine en cas de souci pour qu’il corrige.

Remettre à jour la répartition des tâches

• A vérifier par chacun, le fichier est disponible sur le drive.

• • Présents : Kevin M, Marie, Antoine, Philippe, Hind, René, Lio, Lucas, Kevin E, Thierry, Pierre, Amandine, Tony
  • Excusés : Valentin, Cintia, Frédérique, Martin

  Composition de l’AG

  • Nous accueillons 4 nouveaux membres dans l’AG : Pierre, Amandine, Martin et Frédérique.
  • Aucun membre actuel ne quitte l’AG.

  Composition du CA + fonctions particulières

  • Amandine intègre le CA. Vote à l’unanimité.
  • René et Marie-Rose démissionnent du CA.
  • Liste complète du CA: Tony, Philippe, Valentin, Antoine, Kevin E, Hind, Marie, Amandine. 
  • A partir de septembre 2023, Antoine ne sera plus président. La présidence sera assumée par le duo Philippe-Tony. Vote à l’unanimité.
  • A la fin de son mandat triennal (juillet 2024), Antoine quittera le CA (mais reste membre de l’AG).

  Mise à jour des statuts

  • Les statuts seront remis à jour avec ces changements. Action : Valentin

  Présentation des comptes annuels (reportée à Septembre)

  Approbation des comptes (reportée à Septembre)

  Organisation 2023-2024

  Année de badminton et cotisations

  Le montant des cotisations approuvé est le suivant :

  	Adulte	Jeune (10-14 et 15-17)	Minibad (6-9)
  Récréant	110 €	85 €	75 €
  Compétiteur	130 €	95 €	85 €
  	Coaching (optionnel) : 40 €

  • L’année de badminton est du 01/08/23 au 31/07/24.
  • Les inscriptions sont ouvertes à partir du 15/07/23 pour les membres actifs en 2022-2023, et à partir du 01/08/23 pour les autres.
  • Le coaching est proposé de manière optionnelle. En fonction du nombre d’intéressés, 1 ou 2 groupes seront formés. Philippe, Antoine, Amandine et Marie se chargent de l’organisation du coaching.
  • Pour toute inscription à partir du 01/01/24 (mi saison), une réduction de 30 € sur le montant ‘adulte’ sera appliquée et 10€ sur le montant ‘minibad, jeune/ado’.
  • Tony met le site à jour avec ses infos.

  Mini-bad (6-9) et Jeunes (10-14 et 15-17)

  Trop de jeunes par groupe en 2022-2023. Les inscriptions seront limitées pour que la taille du groupe soit gérable par Ben.

  • Mini-bad : max 12 inscriptions
  • Jeunes (10-14) et ados (15-17) : max 16 inscriptions.
  • De plus, la proportion des inscriptions EDS est limitée (nombre déjà communiqué à la commune par Kevin).

  Les jeunes/ados (10-17 ans) jouiront d’une plage de badminton en jeu libre supplémentaire (demande récurrente, ils n’ont jusqu’à présent qu’une seule heure de jeu encadré par semaine). Ce sera le jeudi de 19h à 20h à Seilles. Cette heure sera ouverte aux adultes également avec une priorité aux jeunes. Kevin M, Lucas et Thierry s’engagent à s’organiser pour que l’un d’eux soit toujours présent à 19h pour assurer qu’il y ait un adulte responsable. S’ils sont tous 3 indisponibles, ils demanderont la présence d’un autre membre.

  • Pour rappel, les jeunes/ados (10-17 ans) sont également les bienvenus pendant les vacances.
  • Tony met à jour le site avec ces infos.

  En ce qui concerne les dates de reprise en septembre, celles-ci sont déjà communiquées sur le site (en fonction principalement des disponibilités des salles et de Ben).

  T-shirts

  • Il n’y aura pas de tee-shirt offert aux membres en 2023-2024.
  • Kevin E, Pierre et Hind se renseignent pour mettre en place en système de tee-shirt, pull à tirette et/ou hoodies payant.
  • Pour rappel, il est souhaité que pour toute représentation extérieure, les membres portent le tee-shirt du club pour une meilleure visibilité.

  Evénements durant l’année

  Les évènements sont auto-gérés par de petits groupes pour simplifier l’organisation.

  Attention : il faut informer la commune 3 jours à l’avance même quand il s’agit d’un évènement en semaine aux horaires normaux dans la cafeteria.

  • Halloween: Tony et Lio (si ça tombe pendant les congés enfants, sera remplacé pour eux par la saint Nicolas)
  • Cacahuète Noël: Lio et Cintia
  • Chandeleur: Fred et Hind
  • Tournoi de fin d’année: Lio, Kevin M, Philippe et Hind. Sera organisé le 29/06/24
  • Autres type ferme d’abondance: organisation autonome, non liée directement au club

  Tournoi interclub compétiteur

  Suite au sondage interne, une équipe d’IC compétiteur pourrait être formée. Ce serait une équipe mixte. 2 femmes titulaires, 3 remplaçantes, 3 hommes titulaires, 2 remplaçants.

  Ceci impliquerait un changement de statut du club dont la plus grosse contrainte est de se rendre à l’AG de la LFBB 1 fois/an (amende en cas d’absence).

  L’AG des Volanteux soutient l’initiative. Néanmoins, afin que les concernés soient bien conscients de ce à quoi ils s’engagent, Lucas invitera les titulaires (et éventuellement les remplaçants) à une réunion d’explication préalable sur l’engagement et les responsabilités à prendre. Si la motivation de l’équipe est confirmée après cette réunion, elle sera inscrite en tournoi IC compétiteur. Un chef d’équipe sera désigné pour organiser cette équipe et communiquer officiellement avec la ligue.

  Tournoi interclub loisirs

  L’information sur l’équilibre du budget n’est pas disponible.

  Le bilan de l’année 2022-2023 est positif sauf les distances à parcourir. Une équipe sera inscrite pour la saison 2023-2024 en stipulant bien qu’on veut des matchs à moins de 1h de trajet. Dès la clôture des inscriptions, Lio contactera Michael de la Ligue pour s’assurer que c’est bien le cas. Si ce n’est pas le cas, l’équipe sera désinscrite.

  Le responsable des IC loisirs reste Lio.

  Tournoi interne sur l’année – tournoi fil rouge

  Retour plutôt positif sur cette première édition. L’expérience sera renouvelée avec un début de tournoi en janvier 2024. Les équipes seront formées librement. Une variante simple sera proposée également, avec des matchs devant se jouer le lundi de 21h à 22h.

  Infrastructure et matériel

  • Cette année: beaucoup de filets et de poteaux abîmés, surtout juste après les vacances scolaires. Plusieurs fois on a retrouvé des déchets sur les terrains (morceaux de caoutchouc, “sable”, etc). Nous avons demandé à la commune que la situation soir mieux gérée mais leur réponse (nous mettre une raclette à disposition) ne nous satisfait pas. Il est demandé que chaque situation problématique soit prise en photo pour que l’on puisse créer un dossier et objectiver nos demandes vers la commune.
  • Eclairage problématique Andenne Arena : beaucoup de gens s’en plaignent qu’il fait sombre à l’Andenne Arena 🡪 le remplacement de l’éclairage est prévu, pas de date annoncée.
  • Marquages au sol effacés à Seilles 🡪 a priori ils seront refaits cette année, en même temps qu’une réfection assez importante du hall (isolation, enlever carrelage…). Les Volanteux ont transmis un plan avec 6 terrains implantés. Cette implantation respecte les recommandations, sauf pour la distance entre 2 terrains contigus qui sera de 50 cm et pas 100 cm. Cette implantation devrait être mise en place également cette année, pas de date annoncée.
  • Matériel : la qualité des filets à l’Arena est problématique. Leur entretien également puisqu’ils sont disponibles pour quiconque loue un terrain. La commune recommande aux Volanteux d’acheter du matériel propre (les filets en particulier). Philippe effectue une demande de devis. Ces filets seront soit stockés dans un endroit sécurisé fourni par l’Arena, soit dans une caisse fermée (comme pour les volants).
  • Matériel pour le coaching: environ 100 € sans soucis. Si besoin de plus, Ben doit proposer une liste de ce dont il a besoin.

  Meilleure organisation groupes CA/AG sur Whatsapp

  trop de messages de gestion “quotidienne” 🡪 on garde les groupes comme ils le sont, en indiquant bien qu’il est normal que chacun ne réponde pas à tout.

  Néanmoins, pour des discussions impliquant seulement 2-3 personnes, privilégier des groupes privés.

  Horaires proposés par la régie et acceptés pour aout

  • Les lundis 31/07, 07/08, 14/08, 21/08 et 28/08: de 19h à 22h sur 1 plateau à l’Andenne Arena
  • Les jeudis 10/08, 17/08, 24/08 et 31/08 : de 19h à 22h à Seilles
  • Tony met à jour sur le calendrier du site et informe par Whatsapp

  Divers

  • Tous les membres du CA doivent envoyer leur numéro de registre national à Valentin
  • Un tableau mobile sera mis en place pour communiquer sur les évènements particuliers. Responsable : Kevin M
  • En horaire d’été, ne réserver qu’un seul plateau à l’Arena, pas assez de monde pour occuper les deux plateaux.
  • Identification de nouveaux/elles joueurs/euses : pas de système spécifique mis en place mais le club, et en particulier les membres de l’AG, continuent à inclure au max les nouveaux (mot de bienvenu, papotte & explications, jouer qq match avec, faire en sorte qu’ils s’insèrent dans les changements d’équipes/terrains etc).

• Tournoi de fin d’année

  • Date : 1 juillet – apd 13h30
  • Organisation : Hind, Philippe, Lio, Kevin M – Tony relance Philippe 
  • Formule : doubles seulement (H, F, Mixte mélangé), on n’ouvre pas à l’extérieur (sauf si on manque de personnes), partenaire choisi librement > en ‘looser bracket’ (le premier poule pour déterminer dans quel niveau on tombe pour le deuxième poule)
  • Repas : la même chose que l’année passée = fromage & charcuterie – desserts en auberge espagnole

  Tournoi récréant de la ligue

  • on est intéressé, on dit à la ligue et on suit la réunion
  • il faut des volontaires
  • Kevin E demande à la commune le délai d’annulation
  • Tournoi de printemps ? Plutôt non parce que le tournoi de fin d’année est déjà avec partenaire choisi.
  • Lucas se propose d’organiser un tournoi formule “compétitive” avec inscription en paires et pas d’attribution par l’organisation comme pour le tournoi de fin d’année. Permettant moins de frustration pour les joueurs confirmés.
  • La ligue propose aux clubs d’organiser des tournois ouverts à tous les joueurs hors compétition. Elle demande aux clubs de fournir des dates de disponibilité et fournira en échange plateforme et aide à l’organisation. En attendant la réponse de la ligue, on propose de recycler la date
  • > Plutôt faire un tournoi de file rouge sur toute la saison: double seulement: Lucas et Valentin – proposition pour la semaine prochaine

  Ouvrir une plage pour les ados le lundi ?

  • En fonction de l’occupation des terrains. 
  • Les grands ados (maturité, etc) – le lundi (plus de terrains) ! 
  • exception pdt les vacances – avec parents qui s’occupent des enfants – non encadré!

  Tournoi compétiteur

  • Veut-on organiser un tournoi compétiteur en 2023-2024 ? (la décision doit être communiquée avant mars 2023).
  • Non, on est un club essentiellement recréant, on n’a pas le matériel et les volontaires pour faire un tournoi officiel – peut-être plus tard.

  Stand Fêtes de Wallonie

  • Veut-on avoir un stand pour les fêtes de Wallonie à Andenne en 2023 ?
  • Plutôt non. On n’a pas besoin d’argent. > A rediscuter après AG des comptes (si on est en déficit).

  Coaching adulte et jeune

  • Récapitulatif combien d’inscriptions, état paiements, etc. Tout est ok.
  • Trop de jeunes 10-14 ans (mercredi 17h-18h) – faire monter des ‘jeunes’ aux ‘ados’. Dire à Ben. 
  • Adultes : Choses à améliorer, suggestions pour Ben? Que des échos positifs. Utile. A garder. Parfois, il coupe court sur les sessions. Utile d’avoir les numéros Whatsapps de tous les membres.

  Info AG et CA pour 2023-2024

  Nouvelle composition (du moins, Antoine ne reprendra pas la présidence pour cette saison) – il faudrait trouver des nouveaux volontaires. P-e aussi trésorier.

  Stock et achats de volants

  • Encore 20 boîtes en plastique. 8 boites en plumes. 
  • règles pour les volants : plumes sont pour les interclubs / hybrides fournis (plus souvent) pour les séances normales. Philippe gère.

  Bilan t-shirts

  • Problème des tailles, est-ce qu’on demande au fournisseur d’en refaire ? Problème de taille féminine.
  • On distribue les T-shirts qui restent pour celles qui veulent une autre taille.

  Nouveau logo

  • ou rafraîchir le logo existant. Qui, comment, budget.
  • Lucas le vectorise + rend plus professionnel 

  Autres

  • lundi 1ere heure 1 set (pour faire tourner plus)
  • Quand ouvre-t-on le tarif mi-saison ?  1er février
  • Rappel de message aux membres: ce n’est pas que le comité qui range et met les filets etc. Le comité rappelle les membres lundi prochain.
  • Tony renvoie un message par Whatsapp: monter/démonter le filet

• Présents: René, Thierry, Antoine, Cintia, Tony, Lionel, Philippe, Kevin M, Kévin E, Marie
• Absents : Hind, Lucas, Valentin

Changement de la composition de l’AG et du CA

Kevin Maudoux demande à rentrer dans l’AG.

> L’AG approuve à l’unanimité des membres présents. Bienvenu!!

Comptes annuels Les Volanteux asbl

En l’absence de Valentin, Antoine et Cintia présentent les comptes (disponibles sur le Drive) :

• Compte de résultats juillet 2020-juin 2021
• Compte de résultats juillet 2021-juin 2022
• Compte de résultats exercice 2020
• Compte de résultats exercice 2021

Valentin donne des explications supplémentaires par téléphone.

Approbation des comptes

> Les comptes présentés sont approuvés par l’ensemble des membres présents.

Discussion sur les comptes

• L’analyse des comptes met en lumière un coût élevé dans le dernier exercice pour le coaching et les locations de salles. 
• Un subside de la ville d’Andenne de 2880 € est venu compenser cette augmentation pour l’exercice 2021 mais ce subside ne sera pas récurrent (en 2022-23).
• À partir de la saison 2022-2023, les cotisations complètes (plus de tarif reduit à cause de Covid) permettront d’augmenter les rentrées.

Néanmoins, quelques propositions ont été faites en réunion pour éviter les pertes.

1. Proposition 1 : ouvrir les plages horaires adultes également aux jeunes avec coaching pour bénéficier d’un tarif de salle plus avantageux. Ceci forcerait l’un des membres à coacher les jeunes bénévolement durant les plages horaires habituelles de l’entrainement..

> Cette proposition n’est pas acceptée.

2. Proposition 2 : Ouvrir des inscriptions spécifiques coaching, à payer en supplément de la cotisation. Il s’agirait de dédier l’heure du mercredi soir, de 19h à 20h, aux personnes ayant souscrit à ce coaching, avec un maximum de 16 personnes acceptées, et Ben comme coach. Le prix est fixé à 30 € par semestre.

> Cette proposition est acceptée, et sera mise en place pour le premier semestre de l’année. En fonction du succès, elle sera réitérée ou non au 2^e semestre. Les dates du 1^er semestre vont du 19 septembre au 19 décembre 2022 (14 séances)

3. Proposition 3 : Réduire le coût des interclubs en inscrivant 1 seule équipe au lieu de 2.

> Cette proposition est acceptée. L’inscription sera pour une équipe mixte.

4. Proposition 4 : Demander une participation aux frais pour les participants aux interclubs.

> Cette proposition est refusée

5. Proposition 5 : Augmenter le prix de la cotisation enfants. Elle a déjà été augmentée de 70 à 75€, et pourrait être augmentée à 80 €.

> Cette proposition est refusée, la cotisation reste à 75 €, les jeunes n’ayant qu’une heure de jeu par semaine. En fonction de l’occupation des terrains le lundi, les jeunes (indépendants) pourraient être acceptés 1h en jeu libre également. Cette décision est reportée à la prochaine AG (octobre 2022).

Assurance exploitation

Cette assurance serait obligatoire et viserait notamment à protéger les responsables en cas de souci sérieux (responsabilité civile).

> Valentin est chargé de faire des demandes de prix et faire le nécessaire pour être en ordre.

Organisation saison 2022-2023

Système pour les inscriptions

• On garde le papier d’inscription (pas de Google form).
• Le papier doit être remis en mains propres ou par mail à Kevin E via Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.. Pas d’autre possibilité (FB. Whatsapp etc).
• Les formulaires jeunes et adultes sont rassemblés en 1 formulaire unique.
• Le ‘coaching adultes’ doit être rajouté selon la décision ci-dessus et l’info est rajoutée aussi sur lesvolanteux.be/adultes (Proposition 2 du point 5).
• Les inscriptions 2022-2023 sont possibles à partir du 15/07 pour les membres inscrits en 2021-2022. Tony fait la pub via les médias sociaux, Kevin E envoie un mail aux adultes inscrits en 2021-22.
• Pour les nouveaux membres, on ouvrira les inscriptions à partir du 01/08.
• Il y aura plus de fermeté sur les inscriptions (1 seule séance d’essai est prévue. Après, on s’inscrit ou on ne revient pas) et sur les paiements. L’équipe de l’AG sera sollicitée pour aider Kévin E et Valentin dans cette tâche.
• Tony imprime les formulaires et les a mis sur le site.

Tee-shirts

• Pour les tee-shirts, on enlève le choix coton/synthétique en on ne met plus le nom, afin de faciliter le processus de commande et distribution. Seulement ceux qui sont inscrit avant le 1 octobre 2022 auront un T-shirt (pour ne pas retarder la commande)
• Quid avec les membres qui n’ont pas encore eu leur T-Shirt 2021-22? On demande à Hind de relancer 1 fois. Si pas de réponse, les membres concernés qui se réinscrivent en 2022-2023 recevront 2 tee-shirts au lieu de 1.
• Marie se propose de suppléer Hind pour les tee-shirts.
• L’AG décide en outre que les prénoms des membres ne seront plus floqués.

Site web

• Tony a mis le site à jour avec les éléments discutés.
• Le règlement d’ordre intérieur est dispo sur le site, onglet coulisses.
• Note : mettre à jour les membres de l’AG sur le site et mettre à jour les photos. >> Tous les membres de l’AG qui n’ont pas encore leur photo sur lesvolanteux.be/contacts veuillez envoyer une photo de visage (portrait) à Tony.

IC Loisirs

Bilan: 16 rencontres; très positif auprès des participants et des adversaires; pas de blessés; organisation assez lourde (changements; communication; encodage; …);

Budget:

• ~40€ pour le verre (x16) = 640€
• ~20-30€ pour les hot-dogs (x8) = 160-240€ => 200€
• volants ~3 tubes FSC 930 (17€/tube) par rencontre à domicile (x8) = 408€
• location Vezin 3h (x8) = 42-54€ => 48€
• TOTAL = 1296€

Le nombre d’équipes sera réduit à 1 équipe pour la saison 2022-23. Lionel reste responsable des IC. L’inscription doit être réalisée < 01/08 pour un commencement des IC fin septembre.

Coaching et jeunes

2 infos sont manquantes pour définir la date de démarrage de la saison jeunes :

• la disponibilité de Ben et Lou (Antoine se renseigne) et
• la date de démarrage de l’EDS (en attente info commune).
• Dès que l’info est dispo, le donner à Tony pour mettre le site à jour + communiquer.

Les horaires minibad (vendredi) sont gardés comme précédemment. Les horaires pour jeunes et ados sont avancés d’une heure le mercredi. Voir lesvolanteux.be/jeunes

Evénements

• Halloween: lundi 31/10 à Andenne Arena (seulement pour les adultes, les jeunes étant en congé). Tony s’occupe de coordonner.
• Saint Nicolas : me 30/11 et ve 02/12 pour les jeunes et enfants. Tony et Cintia s’occupent de préparer des bonbons.
• Festi sport de la commune d’Andenne (20/08/2022)
  Marie et Philippe animeront 2 fois 45 min le matin
  Kevin et Cintia animeront 2 fois 45 min l’après-midi
• Cacahuète Noël. Sera organisée le 22/12, achat d’un cadeau adaptable à tous et tirage au sort sur place.
• Organisation d’un tournoi “amical” à Andenne.
  > On ne va pas organiser un tel tournoi cette année. Par contre, si affinités avec d’autres clubs, on pourrait organiser des séances où on invite quelques personnes d’autres clubs pour faire des matchs. Vérifier au préalable que l’assurance de la ligue couvre bien cette éventualité.
• Tournoi de fin d’année: bilan très positif, tant sur l’organisation des matchs que sur le repas et la soirée.
  > La formule sera reprise telle quelle. Le tournoi restera ouvert à tous, adhérents ou non. Un peu trop de desserts au buffet, voir comment limiter ça. La même équipe reprend pour l’an prochain (Philippe, Lio, Hind, Marie)
• Tournoi pendant l’année entre adhérents 🡪 ne sera pas organisé cette année.
• Compétitions: essayer de motiver des gens à devenir compétiteurs en invitant des récréants aux tournois compétiteur. Pour info, chaque compétiteur peut inviter 1 récréant par tournoi auquel il participe. Valentin, Antoine et Lucas, nos 3 compétiteurs, prendront le pas de systématiquement inviter des récréants. Si les récréants accrochent, ils deviendront eux-mêmes compétiteurs et ainsi de suite.
• Formations Animateur Badminton organisées par la Ligue (2 journées au printemps 2023). Cintia, Tony, Romar et Lucas sont intéressés. Le club peut prendre en charge les frais, les participants s’engagent en contrepartie à donner un coup de main ou suppléer les coachs officiels en cas d’absence de ceux-ci.

Divers

• Blessures : en cas d’accident, le personnel des cafétérias est formé aux premiers secours. S’adresser à eux pour obtenir des conseils.
• Poteaux pour les terrains de Vezin. Philippe a vu un système similaire mais amélioré en Flandre et les poteaux ne bougeaient pas (ficelle reprise jusqu’au pied du poteau + caoutchoucs antidérapants sous les pieds). Antoine contacte la commune pour voir s’ils peuvent s’en occuper. Et si pas, on le fera nous mêmes.
• Filets à l’Arena. Antoine écrira une petite procédure, que Tony plastifiera pour faciliter la mise en place des terrains. Philippe refera les marques à l’indélébile lors d’une des sessions d’été.
• Les nouveaux qui commencent en juillet peuvent venir plusieurs fois sans inscription mais doivent s’inscrire au 01/08. Si accident, on régularisera une inscription plus tôt.
• On maintient la réservation des vendredis en juillet, même s’il n’y a pas beaucoup de monde. C’est mis dans lesvolanteux.be/events sur le site et Tony communiquera pour avoir plus de monde. On attend toujours les horaires pour août. Antoine/Kevin demandent pour le mois d’août. Tony les mets sur lesvolanteux.be/events dès que connues.