Vérification de la liste des membres 

Présents : Hind Chaiboud, Antoine Houtain, René Barbier, Tony Geudens, Kévin Evrard, Valentin Tenaud

Absentes : Marie-Rose Rorive, Aurore Govers 

Point sur les inscriptions 

• Il est décidé de contacter la commune afin d’avoir une liste des jeunes inscrits à l’EDS • Le CA demande de vérifier le statut de chaque membre : 
• Valentin s’occupe de la vérification des paiements 
• Kévin s’occupe de la vérification de la réception des fiches d’inscription (et de leur  cohérence) 
• Tony va être présent le mercredi pour faire les vérifications pour les jeunes
• Vu le nombre de jeunes inscrits, il est décidé de ne plus prendre de nouveaux jeunes jusqu’à  nouvel ordre.  

Interclubs loisirs 

• La LFBB n’a pas encore communiqué de dates 
• Au vu des membres désirant participer, nous allons inscrire 2 équipes pour Les Volanteux cette  saison 

Gestion des déclarations d’incidents  

• Vérifier qu’il y a toujours des déclarations d’incidents dans le bac et au besoin en mettre • Pour rappel, seuls les inscrits sont assurés par la LFBB 
• Si une personne venant pour son premier test se blesse, il doit s’inscrire pour être couvert par  l’assurance de la Ligue. 
• Tony a mis à jour le site pour que l’information y soit clairement visible par tous

Championnat interne en cours de saison 

Faire un système comme pour les interclubs 

• Rencontres par équipes de 4 ou 5 joueurs 
• Chaque rencontre serait consituée de : 

• 2 doubles (féminin ou masculin, au choix) 
• 1 double mixte 
• 2 simples (féminin ou masculin, au choix) 

• Attendre qu’un maximum de membres soit en ordre d’un point de vue inscription avant de  communiquer. 

Repas et événement de Noël 

• Date sélectionnée : 14/01/2021 
• 1^er verre offert par le club 
• Tirage au sort le jour même en ce qui concerne les cadeaux cacahuète 
• Pour le reste des détails, on verra plus tard en fonction des mesures sanitaires qui seront  d’application à ce moment là 

Tournoi et repas de fin de saison 

• Date sélectionnée : 27/06/2021 à partir de 14h00 
• On prévoit un souper à la suite du tournoi mais il est trop tôt pour en discuter actuellement
• Kévin prend contact avec la commune pour réserver le Complexe de Seilles à cette date 

Changement d’adresse du club 

• Nouvelle adresse : 8 Rue du Condroz – 5300 ANDENNE 
• OK pour le CA  
• Avant de publier cette nouvelle adresse, il faut l’accord des membres de l’AG 
• Point à aborder au prochain AG + l’indiquer clairement dans la convocation 

Divers  

Sponsoring – Idées de sponsors éventuels : 

• Ideoscript (boîte de Tony) 
• Boite de Vincent 
• Ariqua Denis 
• Atomik Strip 

Événement pour Halloween 

• Tony lance la communication  
• Tony a le feu vert pour acheter quelques gadgets 
• Verre du club offert si les conditions liées au COVID le permettent à ce moment là
• Mise en place d’une élection du meilleur costume 
• Prix pour le joueur ayant le meilleur costume

Qui était là

Hind Chaiboud, Marie-Rose Rorive, Antoine Houtain, René Barbier, Tony Geudens, Kévin Evrard, Aurore Govers,  Valentin Tenaud, Philippe Delcroix, Marie Delcroix, Lionel Malherbe, Cyril Hariga 

Absent : Guillermo Chacana-Hernandez 

Bilan moral

Cette saison aura été particulièrement chaotique pour le club comme pour le monde entier. Le Covid-19 s’étant imposé avec toutes les restrictions de contacts physiques, nous avons plutôt  vécu une demi-saison. 

Grâce aux moyens de communication modernes, nous avons pu continuer à gérer le club. Je  remercie chacun des membres de l’Assemblée générale d’avoir été présent et actif pour que nos  membres puissent au plus vite et au mieux reprendre la pratique de ce sport qui nous aura trop  manqué. 

Bonne saison à chacun, en espérant bientôt pouvoir recommencer avec un seul volant, et nous  enlacer pour fêter le plaisir du jeu. 

Aurore 

Démission

Guillermo Chacana-Hernandez démissionne de ses rôles d’administrateur et de membre effectif. N’étant plus  assez présent dans le club, il estime que son rôle n’est plus légitime et représentatif.

Présentation des comptes

• Présentation des comptes 2020-21 par notre trésorier, Valentin. Bénéfice de 2378,95€
• Approbation générale moyennant correction des chiffres présentés.
• Budget 2021-22: Frais à prévoir pour l’achat de nouveaux volants et de nouvelles raquettes : 650€

Coaching

Il ne sera pas possible de payer un seul entraineur toute l’année (Ben) car le montant total  dépasser les plafonds autorisés. Ben propose que son frère donne également les entrainements ce qui est validé par tout le  monde. 

Au niveau du coaching, tout s’est bien passé lors des entrainements, les retours sont positifs. 4 personnes étaient inscrites mais n’ont pas pu bénéficié de l’entrainement -> proposition de les  faire passer en priorité cette saison et sans les faire payer à nouveau.

Divers

 Nombre d’inscriptions 

• 38 adultes 
• 16 jeunes (10 – 14 ans) 
• 3 ados 
• 3 mini-bad 

Point sur les assurances 

• Pas assuré si pas inscrit (fiche inscription + paiement) 
• Sensibiliser les membres afin qu’ils payent leur cotisation 

COVID-19 

• Plus de liste de présence obligatoire 
• On peut à présent rejouer à 1 volant par terrain 
• Les autres mesures (gel, distanciation sont toujours de mise) 

Verre du club 

• Date fixée au jeudi 29/10 à 21h00 à la buvette du Complexe de Seilles. 
• Ceux qui le souhaitent pourront venir déguisé 

Pour prochaine réunion 

• Changement d’adresse (indiquer clairement dans convocation)

Qui était là ?

Marie-Rose Rorive, Antoine Houtain, René Barbier, Hind Chaiboud, Tony Geudens, Kévin Evrard, Aurore Govers, Valentin Tenaud, Philippe Delcroix, Marie Delcroix, Lionel Malherbe

Horaires pour la saison 2020 – 2021

• Lundi (Seilles) :
  – de 19h00 à 22h00 – jeu libre
  – Le coaching adulte se tiendra le lundi comme la saison passée.
• Mercredi (Seilles) :
  – De 18h00 à 19h00 : les 10 à 14 ans (jeunes) – avec coach
  – De 19h à 20h00 : les 15 à 17 ans (ados) – avec coach
  – De 20h00 à 21h00 : adultes + ados – jeu libre
• Jeudi (Seilles) : de 19h00 à 22h00 : adultes – jeu libre
• Vendredi (Seilles) : de 16h30 à 17h30 : les moins de 10 ans (mini-bad) – avec coach
• On ne prend plus de créneau horaire à Vezin
• Si une heure est dédiée à une tranche d’âge, cette tranche d’âge est prioritaire pour les accès aux terrains. S’il n’y a pas assez de joueurs pour remplir les terrains, il est possible aux joueurs d’autres tranches d’âges de se mélanger avec la tranche d’âge prioritaire.
• Les rencontres interclubs se feront de préférence le mercredi à Seilles mais cela peut bien évidement être modifié en fonction des demandes des clubs adverses.

Montant cotisation 2020 – 2021

Lors de notre AG, il a été question de revoir le montant des cotisations pour la saison sportive 2020-2021. Le tableau ci-dessous reprend le nouveau montant à payer pour chaque type de personne.

Suite à la crise sanitaire, il n’a pas été possible de jouer au badminton pour une partie de la saison. Dans ce cadre, la décision a été prise d’accorder une réduction « coronavirus » lors du paiement pour la nouvelle saison.

Montant de la ristourne : 15€ pour les adultes et 10€ pour les enfants.

Pour avoir droit à la ristourne, il suffira que la personne :

• aie bien été inscrite (et en ordre de paiement) pour la saison 2019-2020
• s’inscrive pour la saison 2020-2021

Coaching

Vu l’engouement rencontré, nous proposons de remettre en route le système de coaching à la demande pour les adultes. Les coachings se feront le lundi de 19h00 à 20h00.

Le prix pour un mois de coaching sera de 20€ par joueur.

Une séance de coaching sera également organisée le mercredi de 19h00 à 20h00 pour les moins de 17 ans.

Pour les moins de 14 ans, les séances auront lieu le mercredi de 18h00 à 19h00 et pour les moins de 10 ans le vendredi de 16h30 à 17h30.

En fonction des disponibilités des coaches aux jours prévus, nous devrons trouver un ou deux entraîneurs. Il est possible que nous travaillions également avec une séance animée par un seul entraîneur qui sera épaulé par un membre de l’AG.

Pour le coaching du mercredi, Aurore peut assurer la permanence une semaine sur deux (sauf cas de forces majeures et autres exceptions). Pour l’autre mercredi, ce sera un membre de l’AG qui prendra la relève. Pour le vendredi, c’est René et Antoine qui se chargeront du coaching des moins de 10 ans.

Prochaine AG

La prochaine Assemblée Générale (ordinaire) + l’AG des comptes se tiendra le jeudi 24/09/2020 au complexe sportif de Seilles.

Tenu chez la présidente à partir de 20h30 

Qui était là ?

René Barbier, Hind Chaiboub, Kévin Evrard, Antoine Houtain, Tony Geudens, Aurore Govers, Valentin Tenaud + Membres de l’AG : Philippe Delcroix, Lionel Malherbe 

Excusés : Marie-Rose Rorive

Tarifs d’adhésion en cours de saison

Afin de faciliter les calculs, il a été décidé d’appliquer 2 tarifs différents en fonction du moment de l’adhésion du nouveau joueur au club : 

1. De septembre à février : tarif plein (voir site)
2. De février à juin : (adultes) tarif plein réduit de 30€ / (jeunes) tarif plein réduit de 10€ 

Tournoi et souper de fin de saison

La date choisie pour l’organisation de notre tournoi est le samedi 06/06/2020. 

Le tournoi débutera comme chaque année en début d’après-midi et sera suivi d’un petit repas de type auberge espagnole où chacun amènera un petit quelque chose à manger. 

• Philippe et Lionel se chargeront de l’organisation de cette journée. 
• Kévin contacte la régie sportive afin de réserver le complexe. 
• Valentin voit avec Marie-Rose pour l’assurance. 

Répartition des tâches entre les différents membres

Afin de répartir les différents tâches liées à l’organisation du club, nous avons créé un fichier reprenant différents points essentiels de la vie du club. 

Il a été décidé pour chacun de ces tâches qui est le (ou la) référent(e) ainsi que le(s) suppléant(s). 

Le fichier complété est disponible sur le GoogleDrive. Et un résumé sera mis sur le nouveau site.

Nouveau site Web du club

Le CA a donné le feu vert pour le template, le domaine lesvolanteux.be et l’hébergement proposé par Tony. IdeoScript.be (société de Tony) s’engage à payer les frais du site en tant que sponsoring.

Quelques propositions sur ce futur site : 

• On pourrait placer les PV des réunions de manière publique et/ou interne. 
• On ajouterait de temps en temps des photos prises lors des entrainements, interclubs ou autres festivités liées au club => Attention au RGPD 
• Il faudra prévoir une rubrique où on présente les administrateurs du club ainsi qu’une photo car certaines personnes ne savent pas qui nous sommes 
• Le site deviendra à terme le moyen officiel et central de communication de notre club. Les mails, publications Facebook, Whatsapp, … serviront à annoncer aux gens ce qu’il y a du nouveau sur le site. 

Le futur site sera géré par Vincent et Tony d’un point de vue création et mise en place.

Communication entre le CA et l’AG

Les documents officiels du club sont disponible au siège social du club et accessibles / visibles par tout le monde. Le CA et l’AG a accès à ces documents sur le GoogleDrive.

Les documents « sensibles » (GDPR) sont accessible qu’au CA. 

Problème des mails

Plusieurs membres se plaignent de ne pas recevoir les mails en provenance de la nouvelle boite mail du club (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.).  Kévin va vérifier. 

La décision est prise de créer une adresse mail supplémentaire pour le club : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.. Cette adresse mail servira à l’organisation des différentes festivités liées au club (tournoi de fin de saison, repas de Noël, …). Lionel se charge de la création de cette adresse. Le mot de passe sera transmis au fur et à mesure en fonction de qui prend en charge l’organisation de la prochaine activité. 

Commune

Il faudrait contacter la commune pour diverses demandes : 

• Système de réservation des salles en ligne : où en est-on ? Possibilité de ravoir les liens. 
• Voir ce qu’il est possible de faire afin d’avoir une séance d’entrainement supplémentaire : 
  1) Quelles sont les possibilités d’avoir une séance à l’Andenne Arena ?
  2) Quelles sont les possibilités d’avoir une séance en plus à Seilles ?
  3) Quelles sont les possibilités pour déplacer le jour de Vezin ? 

• Matériel de Vezin : les contacter afin de demander s’il est possible de mettre le même système de filets que celui utilisé à Seilles ?

Kévin se charge de contacter la Régie Sportive afin de leur poser ces questions. 

Coaching 

• La LFBB a publié une liste des coachs reconnus par la fédération et que les clubs peuvent contacter afin d’organiser des entraînements. En prévision des prochaines saisons, Antoine se charge de contacter les coachs de la région afin de voir s’il serait possible qu’ils viennent nous entraîner.
• Il y a une demande de prolonger le coaching sur le mois suivant : les personnes entraînées une heure en février voudraient faire un entrainement de 30min le mois suivant. Le CA n’y voit pas d’objections et le coach est disponible également → demande acceptée. Au niveau paiement, les joueurs payeront les entraînements supplémentaires et le club fera le versement au coach.
• Il est discuté du montant maximum qu’un entraîneur peut recevoir en tant que bénévole : 34.70€ par jour ainsi que du défraiement pour l’essence utilisée.
• Faire les entraînements avec des volants en plume ? Avec les entraînements actuels, ce n’est pas une nécessité. S’il fallait le faire, il faudrait récupérer les volants plumes des interclubs pour les finir aux entraînements. 

Divers

Une Assemblée Générale de la LFBB a lieu ce 20 mars 2020 et nous devons y être représentés sinon une amende financière sera imposée au club. Aurore et / ou René se proposent d’y aller.

Le 20 mars étant un jour d’interclub, Aurore saura se rendre à l’AG à condition qu’il y ait quelqu’un pour la remplacer et que l’équipe soit complète.